Sosialisasi Fitur Pengembangan Layanan E-office Menuju Kantor Virtual Pemprov Bali

Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet, tempat seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki “fisik” lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi dimanapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet. Prospek ke depan dari penerapan sistem kantor virtual ini diharapkan secara maksimal dapat mengurangi biaya alat-alat kantor, furnitur kantor, arsip kantor. Pemanfaatan komputerisasi cenderung mengarah tanpa kertas, mengurangi hambatan seperti hujan, macet mau pun jarak bagi pengguna atau pegawai perkatoran (pemerintah).

Sosialisasi Kantor Virtual dibagi menjadi 4 (empat) , sesi pertama untuk pegawai ASN dan Non ASN dari staf sampai fungsional, dilingkungan Pemerintah Provisni Bali termasuk UPTD , SMA dan SMK, sesi hari kedua dengan peserta dari ASN fungsional Utama/Sub Koordinator, eselon 4 dan Guru SMA/SMK se-Bali. Dilanjutkan pada sesi hari ketiga dengan para eselon III (tiga) dan Kepala sekolah SMA/SMK se-Bali. Acara dibuka oleh Kepala Bidang Infrastruktur dan Aplikasi Informatika,I Gede Agus Arjawa Tangkas, SH.,M.Si. Pada sambutan Kepala Dinas disampaikan  bahwa situasi dan kodisi sekarang ada 3 hal yang perlu di ingat yaitu belajar dan belajar, untuk menyikapi situasi, belajar menghadapi perubahan, sesuai arahan Gubernur Bali. Kantor virtual menjawab untuk mengadapi perubahan, belajar menjadi maju untuk besaing  ditengah era yang penuh dinamika, digitalisasi dapat mempermudah dan memberikan kepastian. Bagaimana kita mampu bersaing dengan dunial luar, dimaan digitalisasi menjadi tend saat ini, seperti teknologi baru, robot , borderless atau Work From Home. Berdasarkan hal tersebut Pemerintah Provinsi Bali melakukan penataan pada kantor masing-masing untuk mendukung digitalisasi, literasi digital sebagai resfon kemajuan TIK saat ini.

Pada sosialisasi sesi ke empat di ikuti oleh para eselon II (dua) dan Sekretaris Daerah Provinsi Bali, pada kesempatan tersebut Koordinator Unit Substansi Aplikasi Informatika, I Gusti Ngurah Udiyana, S.Kom.,SE.M.Si menyampaikan kelebihan/optimalisasi dari kantor virtual diantaranya seluruh pegawai akan dapat menggunakan layanan ini, sdh ada layanan web dan app mobile (android dan i.OS), mendukung esigh, integrasi seluruh kepala UPTD dan UPT se-Bali dapat memanfaatkan TTE, memantau dashboard responsibility, disposisi bisa ditautkan pada agenda kegiatan, progress dan pengembalian disposisi, otomatisasi penomoran surat yang terisi sesaat setelah ditandatangan elektronik, manajemen pengiriman dan pemerimaan surat di luar lingkup provinsi bali, notifikasi realtime, fitur pengiriman surat otomatis (lupa kirim surat). Pada sesi sosialisasi hari ke empat (terakhir), dengan pimpinan tinggi/jafung utama,/setara di lingkungan Pemerintah Provinsi Bali, hadir pada sosialisasi tersebut Sekretaris Daerah Provinsi Bali, Dewa Made Indra. Beliau memberikan arahan bahwa kantor virtual merupakan inovasi dan penyempurnaan dari sistem e-office yang sudah dipakai sebelumnya. Kantor virtual di harapkan menjawab manajemen persuratan untuk memangkas birokrasi yang lama dan berbelit dan penggunaan kertas seminimal mungkin (paper less). Hal itu diharapkan dapat menghemat waktu proses maupun pelayanan  serta anggaran pemerintah. Kadis Kominfos, Gede Pramana menambahkan bahwa keunggulan-keunggulan dan penyempurnaan dari sistem sekarang mengevaluasi dari permasalahan maupun kekurangan dari e-office yang digunakan dahulu. Untuk pengamanan dokumen ditanamkan system aplikasi panther, sehinmgga dapat dihindsarai ada pemalsuan dokumen maupun manipulasi akan terlihat invalid. Penanaman aplikasi ini untuk menghindarai mis informasi, berita hoak dan informasi berupa dokumen yang tidak utuh. Pada akhir sosialisasi, Sekda memberikan apresiasi kepada tim SPBE Provinsi Bali atas kerjakeras dan inovasi yang telah dilakukan. Disamping itu bliau menekankan agar keamanan serta kerahasiaan dokumen dapat di jamin tidak bocor, yang dapat dimanfaatkan oleh orang lain yang tidak berkepentingan (md_s).